Създаване на база данни в Excel за клиенти с примери и шаблони

Външният вид на работното пространство на програмата - на маса. Релационна база данни на информацията структури в редове и колони. Въпреки факта, че стандартния пакет MS Office е самостоятелна програма за създаване и поддържане на бази данни - Microsoft Access, потребителите са активно използващи Microsoft Excel за същата цел. След като всички функции на програмата да ви позволяват: вид; формат; филтриране; редактиране; организиране и структуриране на информацията.

База данни Структура - таблица Excel

База данни - набор от данни, разпределени в редове и колони, за да намерите лесно, организиране и редактиране. Как да си направим базата данни в Excel?

Цялата информация в базата данни се съдържа в записите и полетата.

Записване - онлайн база данни (DB), който включва информация за един обект.

Невярно - колоната в базата данни, която съдържа един и същ вид информация за всички обекти.

Records и редове на бази данни полета и колони съответстват на стандартната таблица на Microsoft Excel.

Ако знаете как да се направи една проста маса, след това да създадете база данни няма да е трудно.

Създаване на база данни в Excel: стъпка по стъпка ръководство

Стъпка по стъпка, за да се създаде база данни в Excel. Нашето предизвикателство е - да формира база данни на клиент. В продължение на няколко години, компанията има няколко десетки редовни клиенти. Необходимо е да се следи условията на договорите, области на сътрудничество. Знайте, лица за контакти, съобщения за данни и т.н.

Как да се създаде база данни на клиентите в Excel:

1. Въвеждате името на полето от базата данни (заглавия на колоните).
2. Въвеждане на данни в базата данни. Ние следват формата на клетките. Ако цифрите - числата в цялата колона. Данните се въвеждат по същия начин, както при конвенционалните маса. Ако данните във всяка клетка - в резултат на действие на стойностите на други клетки, след това преспи формула.
   
3. За да използвате базата данни, за да се превърне инструменти "Данни" раздел.
4. Присвояване на името на базата данни. Изберете периода на данни - от първия до последния клетката. Десен бутон на мишката - име на диапазон. Дайте всяко име. Пример - BD1. Уверете се, че от време е била правилна.
   

Основната част от работата - въвеждането на информация в базата данни - се прави. За тази информация, че е лесен за използване, е необходимо да се отпуснат необходимите филтър, сортирате данните.

Като олово клиентска база в Excel

За да се опрости търсенето на данни в базата данни, ние ги поръчате. инструмент "Сортиране" е подходящ за тази цел.

1. Изберете период от време, която искате да сортирате. За целите на нашия фиктивна фирма - ". Дата на сключване на договора" на колона Обадете се на функцията "Сортиране".
   
2. Когато натиснете Системата предлага автоматично разширяване на избрания обхват. Ние сме съгласни. Ако сортирате данните само на една колона, а останалата част се оставя на място, след което информацията ще бъде погрешно. Отваря меню, в което ние трябва да изберем параметрите и сортиране на стойностите.
   

Данните в таблицата, разпространявани от крайния срок за подписване на споразумението.

Сега мениджърът вижда, на когото е време за подновяване на договора. И ние продължаваме да си сътрудничи с всички компании.

База данни в процеса на дейността на фирмата се разраства до епични пропорции. Намерете най-точната информация става все по-трудно. За да намерите конкретен текст или числа, можете да използвате един от следните начини:

1. Едновременно натискане на Ctrl + F, или Shift + F5. "Търсене и заместване" се появява поле за търсене.
   
2. "Да се ​​намерят и Гвоздеят" ( "бинокъл") в главното меню.
   

Като филтрират данните, програмата се крие цялата потребителят не разполага с необходимата информация. Данните остава в таблицата, но невидим. По всяко време можете да ги възстановите.

В Excel, се използват често 2 филтри:

• Смарт Филтър;
• филтриране на селекцията.

Интелигентен филтър предлага на потребителя да избере опция за филтриране от окончателния списък.

1. На "Data" в раздела, щракнете върху бутона "Филтър".
   
2. След като кликнете в заглавната част на таблицата се появи стрелката надолу. Те сигнализират включването на "AutoFilter".
3. За да изберете настройка за филтър, кликнете върху желаната посока на колоната. В падащия списък се появява цялото съдържание на полето. Ако искате да скриете някои елементи, хвърли птиците пред тях.
   
4. "OK" кликване. В примера, който се скрие клиенти, които са подписали договори в миналото и на текущата година.
5. За да зададете условие за филтриране на типа на полето "повече", "по-малко от", "равно" и т.н. номер, трябва да изберете "брой филтри" в списъка с филтри.
   
6. Ако искаме да видим в таблицата с клиент, който подписа договор за 3 или повече години, въведете съответните стойности в менюто по поръчка AutoFilter.
   

Експеримент с данни филтруват чрез избраните клетки. Да кажем, че ние трябва да се оставят на масата, само тези компании, които оперират в Беларус.

1. Изберете данните, информация за които трябва да останат в базата данни виден. В нашия случай, ние откриваме страната колона - "РБ". Щракнете върху клетката, щракнете с десния бутон.
   
2. Извършва команда последователност "филтър - филтър стойност за избраната клетка." Готово.

Ако базата данни съдържа финансова информация, можете да намерите на сумата от различни параметри:

• сумата от (обобщава данните);
• резултат (изчисляване на броя на клетки с цифров данни);
• Средната стойност (средна аритметична брой);
• максимални и минимални стойности в избрания обхват;
• продукт (резултат на размножаването на данни);
• стандартно отклонение и дисперсия за проба.

Работа с финансова информация в базата данни:

1. Изберете областта с данни. Отидете в раздела "Данни" - "Междинни резултати".
2. В диалоговия прозорец, изберете параметрите за изчисление.
   

Инструменти за "данни" в раздела позволява да се сегментира на базата данни. Група на информацията по отношение на уместността на целите на компанията. Изолиране на купувачите на стоки групи и допринасят за насърчаване на пазара на продукта.

Приготвената проба шаблони за провеждане клиентска база на сегментите.

1. Шаблон за програма за управление, която следи в резултат на изходящите повиквания от клиенти. Изтеглете шаблон за Excel клиентска база. проба:
   
2. Най-простият базата данни shablon.Klientskaya в Excel свалите безплатно. проба:

Шаблоните могат да бъдат коригирани "от само себе си", да намали, се разширява, и редактиране.